De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening over de bescherming van persoonsgegevens samen met de Uitvoeringswet die in Nederland voor aanvullende eisen zorgt. De AVG zorgt onder andere voor versterking van de privacy rechten van individuen en legt meer verantwoordelijkheden bij organisaties die met persoonsgegevens werken. De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt.

  • Betrokkene
    De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. Betrokkenen zijn met uitzondering van bedrijven, klanten en medewerkers van het Noordelijk Belastingkantoor en andere personen buiten de organisatie van het Noordelijk Belastingkantoor over wie het Noordelijk Belastingkantoor persoonsgegevens verwerkt. Omdat de AVG alleen natuurlijke personen wil beschermen, vallen rechtspersonen (bedrijven met uitzondering van eenmanszaken) buiten het beschermingsgebied van de AVG.
  • Persoonsgegevens
    Alle informatie die iets zegt over een natuurlijk persoon en waaraan je een persoon als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum, economische of sociale welzijn). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren, gezondheidssituatie of het Burgerservicenummer (BSN).
  • Verwerker
    De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie. Bij het Noordelijk Belastingkantoor zijn de verwerkers onder andere de leveranciers van software die het Noordelijk Belastingkantoor gebruikt voor het vaststellen van de belastingaanslagen en de externe accountant die toezicht houdt op de financiën van het Noordelijk Belastingkantoor.
  • Verwerkingsverantwoordelijke
    Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens het Noordelijk Belastingkantoor worden uitgevoerd.
  • Verwerking
    Een verwerking betreft alle handelingen die een persoonsgegeven betreffen. De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens. Daarbij gaat het om de onderstaande handelingen:

    • verzamelen, vastleggen en ordenen;
    • bewaren, bijwerken en wijzigen;
    • opvragen, raadplegen, gebruiken;
    • verstrekken door middel van doorzending;
    • verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;
    • samenbrengen, met elkaar in verband brengen; en
    • afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelt het Noordelijk Belastingkantoor?

Om tot een juiste vaststelling van een belastingaanslag of een waarde van een onroerende zaak (WOZ-waarde) te komen, verzamelt het Noordelijk Belastingkantoor allerlei gegevens over een betrokkenen. Afhankelijk van het soort van de belasting en/of de taak die het Noordelijk Belastingkantoor uitvoert, kunnen deze gegevens verschillend van aard zijn. Het Noordelijk Belastingkantoor gebruikt en verzamelt de volgende gegevens:

  • Naam, adres, woonplaats
  • Geboortedatum en geslacht
  • BSN
  • E-mail adres
  • Telefoonnummer
  • Bankrekeningnummer
  • Kadastraal nummer
  • Soort eigendomsrechten
  • Burgerlijke stand
  • Contactgegevens erven (bij overlijden van belastingplichtige of schuldige)

Bij een kwijtscheldingaanvraag, bezwaar en/of beroepsprocedure verwerkt het Noordelijk Belastingkantoor de gegevens die zij aangeleverd krijgt van betrokkenen. Deze kunnen afhankelijk van de inhoud van de kwijtscheldingaanvraag of het bezwaar bestaan uit gegevens die kenmerkend zijn voor de economische, culturele of sociale identiteit en iets kunnen zeggen over de gezondheid van de betrokkene.

Het Noordelijk Belastingkantoor verwerkt alleen de gegevens die voor het uitoefenen van de wettelijke taken noodzakelijk zijn.

Gebruik persoonsgegevens voor uitvoering wettelijke taken

Het Noordelijk Belastingkantoor voert voor een aantal gemeenten en waterschappen wettelijke taken uit. Dit zijn wettelijke taken die voortvloeien uit de Gemeentewet, Waterschapswet en de Wet WOZ. Het gaat om het heffen en invorderen van gemeentelijke- en waterschapbelastingen en het uitvoeren van de Wet Waardering Onroerende Zaken (Wet WOZ). Er is een gemeenschappelijke regeling in het leven geroepen waarin het Noordelijk Belastingkantoor als zijnde een openbaar lichaam, de uitvoering van deze taken overgedragen heeft gekregen.

Het Noordelijk Belastingkantoor is verplicht haar taken uit te voeren en daarbij persoonsgegevens te verwerken op basis van enkele wetten zoals de Algemene wet inzake rijksbelastingen, Invorderingswet 1990, Gemeentewet, Waterschapswet en de geldende belastingverordeningen van de deelnemende gemeenten en waterschappen. Voor het vaststellen van de WOZ-waarde verwerkt het Noordelijk Belastingkantoor persoonsgegevens op basis van de Wet WOZ.

Het uitvoeren van de bovenvermelde wetten is een wettelijke plicht. Dat betekent dat voor het opleggen van de juiste belastingaanslag, het invorderen van de belasting en voor de juiste vaststelling en verstrekking van de waarde van onroerende zaken, het Noordelijk Belastingkantoor persoonsgegevens moet gebruiken.

Hoe komt het Noordelijk Belastingkantoor aan persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die het Noordelijk Belastingkantoor over de betrokkenen verwerkt, zijn afkomstig uit meerdere bronnen.

Voor het opleggen van een aanslag wordt gebruik gemaakt van basisregistraties. Afhankelijk van het belastingsoort en de taak die het Noordelijk Belastingkantoor uitvoert worden de volgende registers geraadpleegd:

  • Basisregistratie Personen (BRP)
  • Basisregistratie Kadaster (BRK)
  • Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)
  • Handelsregister (Kamer van Koophandel/KvK)
  • Basisregistratie WOZ (Landelijke Voorziening Wet Waardering Onroerende Zaken)
  • Voertuigregistratie (RDW)
  • Inlichtingenbureau

Daarnaast leveren de deelnemende gemeenten en waterschappen persoonsgegevens aan voor de uitvoering van de taken van het Noordelijk Belastingkantoor. Deze gegevens zijn bijvoorbeeld de verordeningen en tarieven.

Bij een kwijtscheldingaanvraag, bezwaar en/of beroepsprocedure verwerkt het Noordelijk Belastingkantoor de gegevens die wij aangeleverd krijgen die de betrokkenen in hun aanvraag, (administratief) beroepschrift of bezwaarschrift aanvoeren of relevant vinden.

Bij kwijtscheldingsaanvragen wordt regelmatig het Inlichtingenbureau ingeschakeld om onderzoek te doen. De resultaten van het onderzoek worden naar het Noordelijk Belastingkantoor verstuurd. Op basis daarvan kan het Noordelijk Belastingkantoor een beslissing op de kwijtscheldingaanvraag nemen.

Klantenservice

Ook het Klantcontactcentrum (KCC) van het Noordelijk Belastingkantoor verwerkt persoonsgegevens. Dit is geen wettelijke taak. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt op basis van toestemming die de betrokkene verstrekt. In een telefoongesprek, brief of digitale loket verstrekt de betrokkene de persoonsgegevens die de betrokkene wenst te verstrekken. De gegevens die het Noordelijk Belastingkantoor in dat proces verwerkt, zijn afhankelijk van de vraag van de betrokkene.

Soms verstrekt de betrokkene meer informatie dan nodig is voor de beantwoording van de vraag. Deze informatie wordt door het Noordelijk Belastingkantoor niet verwerkt. Wanneer het Noordelijk Belastingkantoor een klanttevredenheidsonderzoek uitvoert wordt eerst toestemming van de betrokkene gevraagd voor het verwerken van zijn/haar persoonsgegevens. Deze onderzoeken zijn ervoor om het kwaliteitsniveau van de uitvoering van de wettelijke taken te verbeteren.

Hoelang bewaart het Noordelijk Belastingkantoor persoonsgegevens?

Het Noordelijk Belastingkantoor bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van de wettelijke taken die de deelnemende gemeenten en waterschappen aan het Noordelijk Belastingkantoor hebben overgedragen. Soms bepaalt de wet hoelang persoonsgegevens moeten worden bewaard. Ook de Archiefwet heeft bewaarverplichtingen waar het Noordelijk Belastingkantoor zich aan moet houden.

Register voor gegevensverwerking
Een overzicht van de bewaartermijnen is in het register voor gegevensverwerkingen weergegeven. Wanneer het Noordelijk Belastingkantoor over persoonsgegevens beschikt die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel, verwijdert het Noordelijk Belastingkantoor deze zo snel mogelijk. Dit houdt in dat deze persoonsgegevens worden vernietigd of worden aangepast dat de informatie niet meer naar de betrokkenen kan herleiden.

Aan wie verstrekt Noordelijk Belastingkantoor persoonsgegevens?

In eerste instantie verstrekt het Noordelijk Belastingkantoor persoonsgegevens aan de gemeenten en waterschappen van wie het Noordelijk Belastingkantoor de persoonsgegevens ontvangt om haar wettelijke taak uit te oefenen. Dit gebeurt onder strikte voorwaarden. Daarnaast verstrekt het Noordelijk Belastingkantoor persoonsgegevens aan de gemachtigde, wettelijke vertegenwoordiger, bewindvoerder of curator van betrokkenen.

Omdat het Noordelijk Belastingkantoor persoonsgegevens in systemen verwerkt, hebben de leveranciers van de systemen voor beheerdoeleinden toegang tot de persoonsgegevens. Ook hebben andere leveranciers van diensten, zoals de postverwerker en de archiefdienst, toegang tot bepaalde persoonsgegevens. Voor het vaststellen van de juiste aanslag maakt het Noordelijk Belastingkantoor veelvuldig gebruik van de relevante basisregisters. Deze registers zijn gekoppeld aan de interne systemen en dragen zorg voor dat het Noordelijk Belastingkantoor altijd over de juiste basisgegevens beschikt. Het Noordelijk Belastingkantoor verstrekt geen gegevens aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Datalekken

Het Noordelijk Belastingkantoor spreekt van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Dit kan gebeuren doordat een brief naar de verkeerde persoon wordt verzonden of als het systeem wordt gehackt. Hoewel het Noordelijk Belastingkantoor met uiterste zorg omgaat met de persoonsgegevens is het niet uit te sluiten dat een datalek kan plaatsvinden. Het Noordelijk Belastingkantoor beschikt over een procedure om adequaat met een datalek om te gaan.

Autoriteit Persoonsgegevens
Zo meldt het Noordelijk Belastingkantoor een datalek zonder onredelijke vertraging aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Uiterlijk binnen 72 uur nadat kennis van de inbreuk is vernomen. Niet elk datalek hoeft het Noordelijk Belastingkantoor te melden. Het gaat alleen om datalekken die een risico vormen voor de bescherming van de rechten, vrijheden en privacy van de betrokkenen.

De Autoriteit Persoonsgegevens is de nationale toezichthouder als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer een datalek een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, informeert het Noordelijk Belastingkantoor de betrokkenen over het datalek in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen evalueert en registreert het Noordelijk Belastingkantoor de voorgekomen datalekken.

Welke rechten hebben de betrokkenen?

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen over wie de persoonsgegevens worden verwerkt. Betrokkenen kunnen op MijnNoordelijkbelastingkantoor de persoonsgegevens opvragen welke worden verwerkt door het Noordelijk Belastingkantoor.

Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd en betreffen de volgende specifieke rechten:

Recht op informatie
Betrokkenen hebben het recht om aan het Noordelijk Belastingkantoor te vragen of persoonsgegevens aangaande hem/haar worden verwerkt.

Inzagerecht
Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, persoonsgegevens over hem/haar worden verwerkt.

Correctierecht
Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet juist of volledig zijn, kan de betrokkene een verzoek indienen bij het Noordelijk Belastingkantoor om dit te corrigeren of aan te vullen. Het Noordelijk Belastingkantoor is verplicht gebruik te maken van basisregistraties. Wanneer het verzoek om gegevens te corrigeren over de basisgegevens gaat dan verwijst het Noordelijk Belastingkantoor de betrokkene naar de beheerder van het register.

Recht op beperking van de verwerking
Betrokkenen hebben het recht aan het Noordelijk Belastingkantoor te vragen om hun persoonsgegevens niet (meer) te gebruiken.

Recht om vergeten te worden
In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen. Aangezien het Noordelijk Belastingkantoor gegevens verwerkt op een wettelijke grondslag in het kader van een lid statelijke recht, kan dit recht niet worden ingeroepen.

Recht op bezwaar
Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking aangaande zijn/haar persoonsgegevens. Het Noordelijk Belastingkantoor voldoet hieraan, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (dataportabiliteit)
Betrokkenen hebben het recht aan het Noordelijk Belastingkantoor te vragen om hun persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere organisatie naar keuze of om de persoonsgegevens in een gangbaar digitaal formaat beschikbaar te laten stellen aan de betrokkene zelf. Aangezien het Noordelijk Belastingkantoor gegevens verwerkt op een wettelijke grondslag, kan dit recht niet worden toegekend.

Geautomatiseerde verwerking

Het Noordelijk Belastingkantoor maakt in een bepaalde situatie gebruik van geautomatiseerde besluitvorming. Dit wil zeggen dat een besluit wordt genomen zonder menselijke tussenkomst. Dit gebeurt bij beoordelingen van kwijtscheldingsaanvragen. Wanneer de betrokkene het kwijtscheldingsformulier voor het eerst invult, kan de betrokkene aanvinken als hij/zij niet akkoord is met de geautomatiseerde toets. Bij aanvragen van kwijtschelding via Mijn Noordelijkbelastingkantoor wordt digitaal om toestemming gevraagd.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Het Noordelijk Belastingkantoor voert deze uit wanneer een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking of wanneer een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen Functionaris Gegevensbescherming

Het Noordelijk Belastingkantoor is een overheidsorgaan en heeft daarom de wettelijke plicht om een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De FG is een functionaris die zijn taken onafhankelijk uitvoert en is verantwoordelijk voor het toezicht houden op de naleving van de privacywetten en –regels. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren en optreden als contactpersoon van de AP. Bij datalekken zorgt de FG dat deze op tijd worden gemeld bij de AP. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de richtlijnen van het Noordelijk Belastingkantoor op het gebied van privacy.

Klacht indienen

Als het Noordelijk Belastingkantoor een wettelijke verplichting niet nakomt, kan de betrokkene een klacht indienen. Deze wordt via de klachtenregeling van het Noordelijk Belastingkantoor behandeld.

Website

De website van het Noordelijk Belastingkantoor kunt u anoniem raadplegen. Het Noordelijk Belastingkantoor verzamelt geen namen of andere gegevens die iets zeggen over de identiteit van de bezoekers van de website. Statistische gegevens die van belang zijn voor verbetering van de website worden wel verzameld, maar deze zijn niet herleidbaar tot een bepaald persoon.

Google Analytics

Wij verzamelen algemene gebruiksgegevens om de website te verbeteren. Daarvoor gebruiken we Google Analytics. Daarmee krijgen we inzicht in de bezoekersstromen en paginaweergaves. Met deze statistieken verbeteren we onze website. Het Noordelijk Belastingkantoor maakt bij Google Analytics gebruik van de functie ‘anonymizeIp’. Daardoor worden IP-adressen verkort verwerkt om een verwijzing naar personen uit te sluiten.

Dit zijn alleen statistische gegevens, nooit persoonlijke of andere gegevens die iets zeggen over uw identiteit.